L'art. 19 del d.lgs. prescrive che l'identificazione e la verifica dell'identità del cliente è svolta, in presenza dello stesso, anche attraverso propri dipendenti o collaboratori, mediante un documento d'identità o di riconoscimento non scaduto, salvo quanto previsto per l'identificazione effettuata dal notaio.
L'identificazione deve avvenire, in via alternativa:
- prima dell'instaurazione del rapporto continuativo;
- al momento in cui è conferito l'incarico di svolgere una prestazione professionale;
- al momento dell'esecuzione dell'operazione.
Non sembrano esserci dubbi sulla possibilità di eseguire la prima fase dell'attività istruttoria (acquisizione dei titoli di proprietà, di documentazione societaria) differendo in un momento successivo l'attività di identificazione del cliente.
Qualora il cliente sia una società o un ente, il notaio dovrà provvedere a verificare l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza e dovrà acquisire le informazioni necessarie per individuare e verificare l'identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma per l'operazione da svolgere.
I "dati identificativi" da acquisire ai fini dell'adempimento dei relativi obblighi sono i seguenti: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale o, per le persone giuridiche, la partita IVA.
Documenti validi per l'identificazione sono quelli elencati nell'art. 3 dell'allegato tecnico al d.lgs.231/2007:
- documenti d'identità e di riconoscimento di cui agli artt. 1 e 35 del D.P.R. del 28.12. 2000, n. 445;
- per l'identificazione di soggetti non comunitari e minori d'età si applicano le disposizioni vigenti;
- quanto a nascituri e concepiti, l'identificazione è effettuata nei confronti del rappresentante legale.
L'identificazione può essere svolta anche da un pubblico ufficiale a ciò abilitato ovvero a mezzo di una foto autenticata; in quest'ultimo caso sono acquisiti e riportati nell'archivio unico informatico, ovvero nel registro della clientela, gli estremi dell'atto di nascita dell'interessato.
Il notaio, raggiunta la certezza dell'identità del cliente, potrà procedere all'identificazione anche sulla base di un documento con validità scaduta, ovvero in altro modo. Dubbi sussistono se in questo caso il notaio debba essere almeno in possesso degli estremi dell'atto di nascita del cliente stesso. Sicuramente ciò potrà essere oggetto di espresso chiarimento da parte dell'autorità preposta, sebbene sembra che la ratio legis della nuova disposizione sia stata quella di riconoscere tout court idoneità piena e senza riserve all'accertamento effettuato in base alla legge notarile, già sufficientemente rigoroso.
Occorre evidenziare che per il notaio, ex art. 23 del d.lgs., non sussiste l'obbligo di astensione dal compimento della prestazione professionale, essendo obbligato, ai sensi dell'art. 27 della legge notarile, a prestare il proprio ministero qualora sussistano tutti i requisiti di ricevibilità dell'atto stesso ivi previsti.
L'identificazione del cliente potrà avvenire non solo alla presenza del medesimo tramite uno dei documenti o con le modalità sopra indicate, ma anche a distanza, ai sensi dell'art. 30 del decreto, mediante l'acquisizione di idonea attestazione da parte di uno dei soggetti abilitati (4), con i quali i clienti abbiano rapporti continuativi ovvero ai quali abbiano conferito incarico a svolgere una prestazione professionale e in relazione ai quali siano stati già identificati di persona.
Peraltro l'obbligo di identificazione e di adeguata verifica si ritiene assolto, ai sensi dell'art. 28 del decreto, anche senza la presenza fisica del cliente, nei seguenti casi:
a. qualora il cliente sia già identificato in relazione a un rapporto in essere, purché le informazioni esistenti siano aggiornate;
b. per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, da scritture private autenticate o da certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell'articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
c. per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da dichiarazione della rappresentanza e dell'autorità consolare italiana, così come indicata nell'articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153.
L'art. 29 del decreto, inoltre, al fine di semplificare le procedure d'identificazione o, più esattamente, il ripetersi delle procedure di identificazione, consente al professionista di fare affidamento sull'assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela (compreso il titolare effettivo) effettuato da un terzo soggetto qualificato (5).
___________________________________________________
(4) I soggetti a ciò abilitati sono: a. intermediari di cui all'articolo 11, comma 1; b. enti creditizi ed enti finanziari di Stati membri dell'Unione europea, così co me definiti nell'articolo 3, paragrafo 1 e paragrafo 2 lettere b), c), e d), della direttiva; c. banche aventi sede legale e amministrativa in Paesi non appartenenti all'Unione europea purché aderenti al Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI) e succursali in tali paesi di banche italiane e di altri Stati aderenti al GAFI; d. professionisti di cui all'articolo 12, comma 1, nei confronti di altri professionisti.
(5) Per «terzi» qualificati si intendono gli enti o le persone enumerati nell'articolo 2 della direttiva; gli enti e persone equivalenti situati in uno Stato extracomunitario, che soddisfino le condizioni seguenti:
- sono soggetti a registrazione professionale obbligatoria, riconosciuta dalla legge;
- applicano misure di adeguata verifica della clientela e obblighi di conservazione dei documenti conformi o equivalenti a quelli previsti dalla direttiva e siano soggetti alla sorveglianza intesa a garantire il rispetto dei requisiti della direttiva secondo il capo V, sezione 2, della direttiva medesima o siano situati in uno Stato extracomunitario che imponga obblighi equivalenti a quelli previsti dal presente decreto.
Ultima Modifica: 27/05/2009