Gli obblighi di registrazione sono disciplinati dall'art. 36, il quale prevede:
“1. I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14 conservano i documenti e registrano le informazioni che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente. In particolare:
a. per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica del cliente, conservano la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
b. per quanto riguarda le operazioni, i rapporti continuativi e le prestazioni professionali, conservano le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari, per un periodo di dieci anni dall'esecuzione dell'operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale.
2. I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14, registrano, con le modalità indicate nel presente Capo, e conservano per un periodo di dieci anni, le seguenti informazioni:
a. con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di instaurazione, i dati identificativi del cliente, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto;
b. con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni che appaiono collegate o frazionate: la data, la causale, l'importo, la tipologia dell'operazione, i mezzi di pagamento (12) e i dati identificativi del soggetto che effettua l'operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera.
3. Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero dall'apertura, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale.
4. Per i soggetti di cui all'articolo 11, comma 1, il termine di cui al comma 3 decorre dal giorno in cui hanno ricevuto i dati da parte dei soggetti di cui all'articolo 11, comma 3, o dagli altri soggetti terzi che operano per conto degli intermediari i quali, a loro volta, devono inoltrare i dati stessi entro trenta giorni”.
Gli obblighi di registrazione sono assolti riportando, nel relativo archivio o repertorio o registro, la data di instaurazione, i dati identificativi del cliente, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto ed il codice del rapporto, ove previsto, secondo quanto disposto dalla lettera a) del comma 2 dell'art. 36 del d.lgs.
L'obbligo di conservazione riguarda, in forza del 1° comma del medesimo articolo, i documenti acquisiti per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela (le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari).
Tra i dati che sono oggetto di registrazione non è più prevista "l'attività lavorativa svolta dal cliente o dalla persona per conto della quale agisce", sebbene sia un dato comunque fondamentale per tracciare il profilo economico del cliente ai fini di un'adeguata verifica dell'operazione.
Dopo aver precisato quali sono i dati ed informazioni che i soggetti passivi della normativa sono obbligati a registrare, nel d.lgs. sono indicate le modalità di registrazione, che presentano soluzioni alternative in ragione della diversità dei soggetti passivi. (13)
Le maggiori novità riguardano i notai per i quali è stata riconosciuta la perfetta equivalenza, rispetto agli analoghi adempimenti antiriciclaggio ed antiterrorismo a carico degli altri soggetti passivi, dell'attività di repertoriazione e dell'attività di custodia degli atti e documenti, istituzionalmente svolta. Per i soli notai, cioè, è riconosciuta la possibilità di adempiere agli obblighi di registrazione dei dati ed informazioni utilizzando gli strumenti di archiviazione e conservazione dati che già utilizza nello svolgimento della sua attività istituzionale.
La norma di riferimento è contenuta nel 6° comma dell'art. 38 che considera idonea modalità di registrazione dei dati e delle informazioni:
- la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio;
- la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni;
- la descrizione dei mezzi di pagamento ai sensi dell'articolo 35, comma 22, decreto legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito dalla Legge 4 agosto 2006, n. 248.
In conseguenza, i dati e le informazioni indicate nell'art. 36 del decreto legislativo per i quali sussiste un obbligo di registrazione potranno essere contenuti sia all'interno dei documenti, attestazioni ed atti custoditi dal notaio e sia nei repertori notarili. L'ultimo inciso della norma (quello relativo alla descrizione dei mezzi di pagamento) costituisce una conferma della indifferenza, ai fini della registrazione antiriciclaggio, dell'acquisizione del dato all'interno del repertorio, ovvero all'interno di altro documento o atto notarile.
Tenuto conto, quindi, del tenore della disposizione, è da ritenere che i dati ed informazioni che non sono contenuti nel repertorio degli atti notarili o negli atti pubblici (o scritture private autenticate), quali ad esempio gli estremi del documento d'identità o di riconoscimento, potranno comunque essere acquisiti e custoditi nei fascicoli di studio, rientrando tale modalità nella generica previsione "custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti [...]" di cui all'art. 38, 6° comma del d. lgs..
Gli altri mezzi di registrazione (registro della clientela o altro sistema informatico) potranno essere utilizzati dal notaio, sia in alternativa a quanto previsto nel suddetto 6° comma dell'art. 38, sia in via residuale, per le prestazioni professionali che non rientrano nella sua attività istituzionale quale, ad esempio la consulenza e l'assistenza in operazioni che non si concludono con il ricevimento di un atto notarile.
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(12) In particolare, sull'obbligo di registrare "i mezzi di pagamento", di cui si fa menzione nella lett. b) del 2° comma, si propone un interrogativo: se ci sia un obbligo generalizzato a carico del notaio di indagare sui mezzi di pagamento relativi alle operazioni svolte tramite il suo ministero e se, simmetricamente, ci sia un obbligo a carico dei contraenti di comunicare al notaio i mezzi utilizzati per eseguire i pagamenti. In merito, in assenza di una disposizione espressa che obblighi i contraenti a comunicare i pagamenti ed a renderli tracciabili, non si ritiene sussista alcun obbligo a carico delle parti relativo all'indicazione dei mezzi di pagamento (che tuttavia se indicati all'interno dell'atto notarile saranno comunque da registrare), non sussistendo validi motivi che giustifichino una diversa interpretazione dell'attuale disposizione che, semmai, sembra rafforzata dalla articolata definizione del termine "operazione" contenuta nel nuovo d.lgs.
(13) Il decreto legislativo 231/2007 elenca le seguenti modalità di conservazione dei dati ed informazioni: 1. l'archivio unico informatico; 2. l'archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici; 3. il registro della clientela; 4. la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio e la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni; 5. la conservazione mediante sistemi informatici di cui sono dotati, alcuni soggetti passivi della normativi, per lo svolgimento della propria attività. Sono tenuti obbligatoriamente alla tenuta dell'archivio unico informatico, previsto dall'art. 37 del decreto legislativo, gli intermediari finanziari indicati nell'articolo 11, comma 1, e comma 2, lettera a), le società di revisione indicate nell'articolo 13, comma 1, lettera a), e gli altri soggetti indicati nell'articolo 14, comma 1, lettera e).
Ultima Modifica: 27/05/2009