Vigilanza ed ispezioni

La rilevanza pubblica della funzione notarile comporta la previsione di un preciso sistema di vigilanza sull'operato dei notai, dei Consigli notarili e degli Archivi notarili.

Innanzitutto, ogni notaio, che è personalmente responsabile del versamento delle imposte dovute per tutti gli atti da lui ricevuti, deve esibire ogni 4 mesi il suo repertorio all’Ufficio del Registro competente, il quale verifica se il notaio abbia correttamente versato tutte le imposte relative agli atti da lui stipulati nel medesimo periodo.

Inoltre, l'art. 127 sancisce i poteri di vigilanza sia del Ministro di grazia e giustizia sia dei Procuratori Generali presso le Corti d'Appello e dei Procuratori della Repubblica, nei limiti delle rispettive giurisdizioni. Il primo esercita la vigilanza su tutti i notai, i Consigli notarili e gli Archivi notarili, i secondi esercitano la vigilanza nei limiti delle rispettive giurisdizioni. Tale vigilanza viene esercitata mediante l'effettuazione di ispezioni (art. 127 L.N.) e la presa o promozione di quelle determinazioni ritenute più convenienti ed efficaci per assicurare il buon andamento dei Consigli, Archivi ed Uffici notarili (art. 249 R.N.).

Il controllo sui singoli notai viene inoltre esercitato sia dal Consiglio notarile che dall'Archivio notarile competenti per territorio. Al Consiglio notarile spetta infatti, ex art. 93, nn. 1 e 2, L.N. il potere di controllo sulla condotta dei notai e dei praticanti.

Agli Archivi notarili invece è demandato il còmpito di effettuare ispezioni che, a differenza di quelle disposte dal Ministro di grazia e giustizia, sono di carattere periodico. Tali ispezioni, da eseguirsi nel primo semestre successivo ad ogni biennio, sono finalizzate in particolare ad accertare che siano state osservate le disposizioni di legge in relazione alla redazione ed alla conservazione dei repertori, dei registri e degli atti rogati nell'ultimo biennio, ed alla riscossione ed al versamento delle tasse.

A tal fine, ciascun notaio ha l'obbligo, la cui violazione è sanzionata con la sospensione, di presentare i suddetti documenti all'Archivio notarile, presso il quale viene effettuata l'ispezione con le modalità indicate dagli artt. 128 e ss. L.N. Di ciascuna ispezione viene redatto il relativo verbale in due originali, dei quali uno viene depositato presso l'Archivio notarile, e l'altro viene immediatamente trasmesso al Procuratore della Repubblica, il quale promuove i provvedimenti disciplinari per le eventuali contravvenzioni rilevate e trasmette entro il 31 luglio di ogni anno una relazione sull'andamento generale del servizio notarile nel Distretto al Procuratore Generale. Questo a sua volta inoltra entro il 31 agosto di ogni anno al Ministro di grazia e giustizia un rapporto particolareggiato sull'esito delle operazioni (artt. 253 e 254 R.N.).

Appare importante sottolineare infine che tutti i notai d’Italia, pur non esistendo un obbligo giuridico in tale senso, sono assicurati per i danni colposi eventualmente causati nell’esercizio delle loro funzioni attraverso una polizza stipulata direttamente dal Consiglio Nazionale con i Lloyd di Londra. Per fare fronte invece all’eventualità di danni causati da fatto doloso, è stato istituito un fondo di garanzia che risarcisce anche coloro che siano stati vittime di un comportamento del notaio tale dal non essere coperto dalla suddetta assicurazione.