La categoria notarile è una delle categorie professionali che risultano ad oggi maggiormente informatizzata in Italia. All’informatica sono affidate tutte le procedure di uno studio notarile:
la stesura materiale dell'atto e delle sue copie;
il repertorio;
gli adempimenti: registrazione, trascrizione e voltura (ora adempimento unico informatico), iscrizione camerale telematica;
le visure telematiche;
la consultazione on line delle banche dati;
la posta elettronica;
e tra non molto perfino gli atti notarili e la loro conservazione potranno essere informatizzati.
Lo studio notarile nella maggioranza dei casi è ormai altamente informatizzato, e dotato di ogni strumento informatico quale fax, stampanti, scanner, modem, dvd, masterizzatori.
L’ammodernamento informatico della categoria notarile è stata dal Notariato in maniera diretta; esempi importanti di questa assunzione sono costituiti da:
- Rete Unitaria del Notariato (RUN):è una rete sia intranet, cui possono accedere tutti i notai italiani, che consente il collegamento in tempo reale tra i notai, sia internet, che consente il colegamento tra i notai e soggetti esterni, quali la Pubblica Amministrazione. La RUN permette infatti di offrire un supporto bidirezionale alla trasmissione di dati (testi, documenti, certificati, risultati di interrogazioni a banche dati), collegando i notai tra di loro e questi con il CNN, la PA ed in genere il mondo esterno, e rendere disponibile un sistema telematico in grado di offrire elevati livelli di affidabilità e sicurezza, che non possono essere gestiti da singoli notai, per gestire sia le informazioni di interesse comune (accesso in lettura alle banche dati della PA) che le applicazioni di particolare complessità quali quelle consentono di aggiornare per via telematica ed in tempo reale quelle stesse banche dati. Attraverso la RUN, ad esempio, ogni signolo notaio può effettuare in tempo reale ricerche quali le visure ipotecarie (presso l’Agenzia del Territorio, già Conservatoria), catastali , camerali (presso il Registro delle Imprese) ed automobilistiche (presso il Pubblico Registro Automobilistico);
- Banca Dati Notarile (BDN): banca dati costantemente aggiornata ed a disposizione on line di tutti i notai tramite la RUN;
- Il notiziario del Consiglio Nazionale del Notariato: detto notiziario, inviato quotidianamente ai notai, contiene tutte le novità che possano interessare i Notai ed appare indispensabile per l’esercizio della professione, data le sempre più rapide innovazioni legislative. La scelta di inviare detto notiziario solo tramite la RUN, in sistituzione di quello un tempo inviato in forma cartacea tramite posta, indica la ferma volontà del Notariato di incentivare la informatizzazione di ogni singolo studio notarile;
- Notartel: è' la società che sviluppa l’informatizzazione notarile;
- Lista sigillo: è un news group aperto a tutti i notai tramite la RUN, attraverso il quale è possibile lo scambio di informazioni e pareri su ogni argomento di interesse notarile e non;
- Collegamenti alle banche dati esterne
- Collegamento al CED della Cassazione, per la consultazione delle sentenze.
Un ulteriore passo nella informatizzazione del Notariato verrà compiuto non appena diverrà operativa la cosiddetta firma digitale, tramite la quale sarà possibile al Notaio inviare on line copie autentiche dei propri atti, e procedere pertanto all’espletamento di ogni adempimento in via informatica, con ovvi risparmi di tempi, nonché di costi per la Pubblica Amministrazione.